Art. 1. De leeszaal van het stadsarchief is vrij toegankelijk voor het publiek op de dagen en uren vastgelegd door het College van Burgemeester en Schepenen.
Art. 2. De lezers dienen zich jaarlijks in te schrijven. De lezers nemen kennis van het leeszaalreglement.
Art. 3. Elke bezoeker legitimeert zich door zijn naam, adres en het doel van zijn onderzoek en de medegedeelde stukken in het register in te schrijven en deze gegevens door zijn handtekening te bekrachtigen
Art. 4. De toegang tot het magazijn is verboden. De documenten worden aangevraagd op de daartoe bestemde formulieren. De archivaris en zijn medewerkers kunnen het aantal in lezing gegeven bescheiden beperken. De documenten moeten ter plaatse in de leeszaal geraadpleegd worden.
Art. 5. De bescheiden moeten met zorg behandeld worden. Het is niet toegestaan bescheiden uit archiefmappen te halen, de ordening van de bescheiden te wijzigen of er aantekeningen op aan te brengen. De archivaris en zijn medewerkers mogen hieromtrent de nodige richtlijnen geven aan de lezers.
Art. 6. Jassen en tassen zijn in de leeszaal niet toegelaten. Er dient gebruik gemaakt te worden van de voorziene kapstokken.
Art. 7. In de leeszaal mag niet gerookt, gegeten of gedronken worden.
Art. 8. De bescheiden mogen in de leeszaal gefotografeerd of gefilmd worden, mits toestemming van de archivaris. Fotokopiëren is uit het oogpunt van de bewaring slechts beperkt mogelijk. Ingebonden stukken ouder dan 100 jaar (inclusief oude drukken), kaarten en plannen ouder dan 100 jaar, en gezegelde stukken worden niet gefotokopieerd.
Voor elke reproductievorm die onmiddellijke of latere schade kan veroorzaken zijn de archivaris en zijn medewerkers bevoegd de reproductie te verbieden.
De tarieven voor fotokopies, reader-prints en planafdruk worden in een apart gemeenteraadsbesluit vastgelegd.
Bij commerciële aanwending van foto’s, film, fotokopies, reader-prints en planafdruk zijn de lezers verplicht één exemplaar gratis aan het stadsarchief over te maken.
Art. 9. De lezers die een publicatie laten verschijnen waarvoor gebruik is gemaakt van informatie die berust in het stadsarchief, zijn gehouden het stadsarchief als vindplaats van de bronnen te vermelden. Zij worden verzocht één exemplaar van deze publicatie aan de archiefdienst te schenken.
Art. 10. De lezers hebben vrije toegang tot de handbibliotheek in de leeszaal. Alle andere publicaties worden aangevraagd door middel van beschikbare aanvraagbriefjes.
De archiefbibliotheek is geen uitleenbibliotheek.
Art. 11. Het archiefpersoneel oriënteert de lezers. Zij doen geen opzoekingen voor de lezers. De tarieven voor schriftelijke en telefonische opzoekingen worden in een apart gemeenteraadsbesluit geregeld.
De openbaarheid van de archieven
Art. 12. Het oud archief (tot 1795) en het hedendaags archief (vanaf 1795) ouder dan 30 jaar, zijn openbaar en mogen zonder beperking worden geraadpleegd.
Voor het hedendaags archief jonger dan 30 jaar is het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur van 18 mei 1999 van toepassing. Dit decreet is ter inzage in de leeszaal.
Art. 13. Al uitzondering op art. 12 wordt de niet-openbaarheid verlengd tot de termijn van 100 jaar voor dossiers betreffende persoonlijke aangelegenheden, tenzij voor de stadsdiensten. De archivaris is bevoegd tot het aanwijzen van deze dossiers. Daartoe behoren onder meer de bevolkingsregisters.
Art. 14. Voor bescheiden jongerdan de in art. 12 gestelde termijnen, kan het College van Burgemeester en Schepenen uitzonderingen toestaan, mits de raadpleger een belang doet blijken in de zin van de Wet betreffende openbaarheid van bestuur of verklaart de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke leefsfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens te respecteren.
Art. 15. Als uitzondering op art. 12 mogen de bouwvergunningdossiers jonger dan 30 jaar wel geraadpleegd worden voor vorsers met wetenschappelijke, historische, kunsthistorische, stedenbouwkundige doeleinden, mits voorlegging van een schriftelijk toelating van de eigenaar. Aan deze vorsers worden fotokopies uit deze dossiers slechts verstrekt op voorwaarde dat bij elk verder gebruik of reproductie de auteursrechten van de architect in acht worden genomen.
Art. 16. De archivaris en zijn medewerkers kunnen de raadpleging van bepaalde archieven, die wegens hun ouderdom openbaar zouden moeten zijn, weigeren wegens hun onvoldoende staat van klassering, omwille van de slechte materiële toestand van de bescheiden of bij gebrek aan inzicht in de inhoud van een archief, in het bijzonder wanneer de persoonlijke levenssfeer van derden in het gedrang kan komen.
Art. 17. Voor particuliere bescheiden gelden dezelfde termijnen, behoudens wettelijke toegelaten afwijkingen opgenomen in een bewaargevings- of schenkingsakte
Art. 18. De lezers verbinden zich ertoe de Wet van 30 Juni 1994 betreffende het auteursrecht na te leven en de auteursrechten van anderen en van het stadsarchief te eerbiedigen. Het stadsarchief behoudt tevens steeds de eigen en bekomen openbaarmakings- en verveelvoudigingsrechten.
Bruikleen van archieven
Art. 19. Aan particulieren worden in geen geval archieven in bruikleen gegeven.
Art. 20. Aan Rijksarchieven, Stadsarchieven en Universiteitsbibliotheken, in plaatsen
waar geen Rijksarchiefdepot is, kunnen archieven ten behoeve van particulieren voor een beperkte termijn in bruikleen worden gegeven. Dit geldt echter niet voor stukken met groot historisch belang of stukken die niet aan de gevaren van het vervoer mogen worden blootgesteld. De archivaris is bevoegd hierin te beslissen.
Voor het vervoer naar plaatsen waarbij geen gebruik kan gemaakt worden van het vervoernet van het Rijksarchief, moet de bruikleenaanvrager zelf instaan. In dit laatste geval moet de toelating van het College van Burgemeester en Schepenen verkregen worden.
Art. 21. Alle bruikleen aan tentoonstellingen moet door het College van Burgemeester en Schepenen toegestaan worden.
Art. 22. Voor tentoonstellingen, microverfilming en restauratie kunnen bescheiden uitgeleend worden. De uitgeleende stukken zullen worden verzekerd van nagel tot nagel en worden tentoongesteld in goede materiële omstandigheden.
Art. 23. De archivaris en zijn medewerkers kunnen de toegang tot de leeszaal ontzeggen aan wie dit reglement overtreedt.
Art. 24. Dit reglement treedt in werking op 1 december 2001
Art. 25. Dit reglement zal worden overgemaakt aan de heer Algemeen Rijksarchivaris.
Art. 26. Dit reglement zal worden uitgehangen in de leeszaal van het stadsarchief.